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淮河水利委员会声像、实物档案管理规定
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第一条  为进一步加强淮河水利委员会(以下简称“淮委”)声像、实物档案工作,有效发挥声像、实物档案价值,根据《水利档案工作规定》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》,结合淮委声像、实物档案工作实际,制定本规定。 
    第二条  本规定所称的声像档案是指淮委各部门、各单位(以下简称各单位)在治淮工作及相关活动中获得、形成或收集的,具有保存价值的,以声像为主要反映方式的历史记录。 
本办法所称的实物档案是指淮委各单位或个人在治淮工作及相关活动中获得、形成或收集的,具有保存价值的,以物质实体为载体的历史记录。 
声像、实物档案是淮委档案的重要组成部分。 
    第三条  声像、实物档案工作遵循统一领导、分级管理的原则。淮委各单位应重视声像、实物档案工作,明确档案机构或专兼职档案人员负责本单位的声像、实物档案管理,将应归档声像材料及实物的收集、整理、保管纳入相应管理工作程序和相关部门、人员岗位职责。 
    第四条  治淮档案馆负责淮委声像、实物档案工作的监督和指导,负责淮委机关声像、实物档案管理工作,按规定接收应移交进馆的声像、实物档案,并做好声像、实物档案的管理与提供利用工作。 
    第五条  本规定适用于淮委机关各处室、直属各单位。 
    第六条  淮委声像材料、实物的归档范围应能系统、准确、真实反映相应工作及活动过程。 
    第七条  应归档的淮委声像材料及实物,应由其产生、获得的单位及时进行收集、整理,并按规定进行移交,任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。 
    第八条  应归档的淮委声像材料及实物,一般应按年度,在次年6月底前完成归档工作。由于特殊原因,实物需由归档单位暂时保管的,应先将实物归档移交,经档案机构负责拍照登记编目后,再办理借用手续。 
设立档案机构且具备档案保存条件的淮委直属单位应当妥善保管本单位形成的声像、实物档案,并将自形成之日起满20年的具有长远保存价值的声像、实物档案定期向治淮档案馆移交。 
    第九条  应归档的声像材料应为原版原件,内容应清晰、完整、准确。 
照片档案应底片(胶片底片或数码底片)、照片、文字说明齐全。照片与底片应同时归档,且归档的照片与底片影像一致。归档的数码底片应为原始版本,格式一般为raw,不得进行技术修改。 
录像、影片档案应在相应设备上演示或检测,做到图像清晰、声音清楚,载体材料不磨损、划伤,内容完整、准确,并附有文字说明。 
对于载体材料不符合归档要求的,应采取合理手段进行复制,与原件一同归档。 
    第十条  应归档的实物应保持整洁、无破损,并应同时拍照归档,所拍照片纳入实物档案管理,两者之间要建立准确、可靠的标识关系。在对外交往活动中,赠送给对方的重要实物也应拍照归档。 
    第十一条  声像、实物档案应自形成之日起,由形成单位负责及时整理并编写说明。 
照片档案整理说明包括:事由、时间、地点、人物、背景、摄影(摄像)者、密级。 
录音档案整理说明包括:讲话内容、讲话人姓名及职务、录制日期、地点、录音人、密级。 
录像档案整理说明包括:内容简介、放映时长、制式、规格、录制时间、摄像者或录制单位、密级。 
实物档案整理说明包括:类型、材质、时间、背景、密级。 
    第十二条  淮委声像、实物档案采用“类别—机构—年度—保管期限”或“类别—年度—保管期限”方法分类。 
声像档案按载体不同分为4类,分别是:感光载体类、硅基光盘载体类、磁性载体类、其他类。 
实物档案分为8类:牌匾类,奖杯类,锦旗类,证书类,纪念品、工艺品类 ,书画、题词类,印章类,其他类。 
    第十三条  凡归档的声像、实物档案,移交时要填写移交目录,一式两份,由交接双方填表人、审核人签字,并加盖单位公章,各自留存一份,以备查考。 
    第十四条  淮委各级档案机构或专兼职档案人员在接收声像、实物档案时,应进行认真检查,如果档案有受污染、污损现象,须经过必要的技术处理后,方予接收。声像、实物档案接收后,应及时进行分类、编目、入库。 
    第十五条  淮委声像档案保管期限应与其对应的纸质或其他载体档案一致,没有对应的纸质或其他载体档案的,应根据声像档案信息内容,参照淮委文书档案、科学技术档案等已划定的保管期限确定。 
淮委实物档案的保管期限分为永久和定期(30年、10年)两种,具体划分原则及标准见附件《淮委实物归档范围和保管期限表》。 
    第十六条  声像、实物档案保管一般应使用专用库房和装具,并采取相应防护措施。应定期检查档案保管状况,发现问题,应查明原因,及时采取补救措施。研究和改进档案保护技术,及时修补、修复破损的档案,确保档案实体与信息安全,最大限度地延长档案寿命。 
    第十七条  以磁性材料为载体的录音带、录像带、磁带等,应每2年倒带检查1次;以磁性材料为载体的移动硬盘,应每6年更换存储载体;以硅基光盘存储的照片、影片等,应每3年备份1次;以感光材料及其他材料为载体的声像档案,应根据检查情况及时备份。 
    第十八条  涉密的声像、实物档案应单独装盒与移交,独立密闭空间保存,明确专人管理。涉密声像、实物档案的利用,密级的变更和解密,按照国家有关规定和《淮河水利委员会保密工作管理规定》要求办理。 
    第十九条  本规定由淮委负责解释。 
    第二十条  本规定自发布之日起施行。

附件:

    淮委实物档案归档范围和保管期限表


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