第一章 总 则

第一条 为进一步加强淮河水利委员会（以下简称淮委）档案工作，规范档案管理，丰富档案资源，强化档案利用和保护，提高档案信息化建设水平，有效服务淮河保护治理高质量发展，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《机关档案管理规定》等法律法规，按照《水利档案工作规定》，结合淮委实际，制定本规定。

第二条 淮委机关、直属单位（以下统称各单位）从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本规定。

本规定所称档案是指各单位在履行主要职责、从事水利工作及相关活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 淮委档案工作应当坚持和加强党的领导，实行统一领导、分级管理原则，维护档案完整与安全，便于档案利用和开发。

各单位应当加强本单位档案工作，履行档案工作主体责任，建立档案工作责任制，健全档案管理制度，加强档案宣传教育，保障档案工作依法开展。

第四条 各单位应将档案工作列入单位发展规划、工作计划和考核体系，档案工作经费列入单位年度预算，为档案的保管保护、规范管理和开发利用提供保障。

第二章 档案机构、职责和人员

第五条 淮委依法依规研究制定淮委档案工作规划（计划）、制度规范，在职责范围内指导淮委系统档案工作。

淮委办公室归口负责淮委机关档案工作，监督、指导淮委机关各种文件材料的形成、整理、归档以及直属单位档案工作，负责淮委职责范围内水利工程建设项目档案工作的监督、指导并按规定组织开展档案验收。

淮委机关各处室应明确档案工作责任人和归档人员，负责本部门应归档文件材料的收集、整理和归档。

第六条 淮委直属单位应当确定档案工作机构或档案工作负责部门（以下统称档案管理部门），配备相应专（兼）职档案工作人员，负责管理本单位档案。

第七条 治淮档案馆应当配备与职责和规模相适应的专业人员，按规定履行职责，负责各单位应进馆档案的接收、管理和提供利用等工作，业务上接受淮委办公室指导。

第八条 各单位档案管理部门基本任务是：

（一）贯彻执行有关法律、法规、规章和国家有关方针政策，建立健全本单位档案工作制度规范；

（二）指导本单位相关材料的形成、积累、整理和归档，统一管理本单位的档案，并按照规定移交档案；

（三）监督、指导所属单位的档案工作；

（四）负责档案信息化建设工作，统筹推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理；

（五）组织档案业务交流和培训，开展档案工作宣传、教育活动等。

第九条 档案工作人员应为正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。

各单位应当加强档案工作人才培养和队伍建设，为档案工作人员的教育培训、职称评审、岗位聘用等创造条件，不断提高档案工作人员的专业知识水平和业务能力。

第十条 档案工作人员应保持相对稳定。调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照有关保密法律法规执行。

第三章 档案基础设施

第十一条 治淮档案馆及设有档案室的淮委直属单位应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，可根据工作需要设置档案数字化用房、展览用房、服务器机房等，各类用房面积应满足业务开展和发展的需要，宜集中布置、自成一区。

第十二条 各单位档案保管条件应符合国家规范要求。档案库房应当根据需要配备密闭五节柜、密集架、防磁柜等档案装具，配备温湿度监测调控等设备，安装全封闭防火防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施；应当配备消防系统，并根据档案载体选择洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。

第十三条 各单位应当按照档案信息化要求，建设和配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。档案整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当安装视频监控设备。

第四章 档案收集、整理和归档

第十四条 淮委档案包括：

（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；

（二）履行水利行业特有职责形成的专业档案；

（三）照片、录音、录像等音像档案；

（四）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；

（五）印章、题词、奖牌、奖杯、奖章、证书、锦旗、公务礼品等实物档案；

（六）其他档案。

前款（一）（二）（三）项包含传统载体档案和电子档案两种形式。

第十五条 各单位应当按照国家对各门类档案收集范围的相关规定，编制本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表。

淮委机关文件材料归档范围和档案保管期限表经水利部审核同意后施行，淮委直属单位文件材料归档范围和档案保管期限表经淮委审核同意后施行。

文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面、系统反映本单位主要职能活动和基本历史面貌。

单位内设机构或者工作职能发生重大变化时，应当及时调整归档范围和档案保管期限，经原审核单位重新审核同意后施行。

第十六条 各单位在形成文件材料时，应采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式，特殊载体档案应保证载体的有效性，并做好维护工作。

第十七条 各单位应按照归档范围及时收集应归档的文件材料，归档文件材料应为原件，应当真实、准确、系统，组件齐全、内容完整。

第十八条 档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。各门类档案的整理方法按照有关规范执行。

第十九条 淮委直属单位应归档的文件材料收集齐全、规范整理后，原则上在第二年６月底前向本单位档案管理部门归档，集中管理。归档时间有特殊规定的，从其规定。归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续。

任何部门单位和个人不得将应归档文件材料拒绝归档或据为己有。

第二十条 各单位应定期向治淮档案馆移交档案。其中淮委机关各部门按年度归档要求按时向治淮档案馆归档、移交；其他直属单位应当自档案形成之日起满十年向治淮档案馆移交。确有需要延长移交期限的，应经淮委办公室同意。由于单位保管条件不符合要求或者存在其他原因可能导致不安全或者严重损毁的档案，经协商可以提前交治淮档案馆保管。

各单位发生机构变动或者撤销、合并等情形时，应当按照规定移交档案。

第五章 档案保管、鉴定和利用

第二十一条 各单位应当根据档案载体、等级的不同要求，采取有效措施对档案进行存储和保管，配置适宜安全保存档案、符合国家有关规定的专门库房，配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等必要的设施设备，定期清点档案数量，检查档案保管状况，做好防护工作，发现问题及时处理，确保档案实体安全和信息安全。

第二十二条 各单位应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，制定有针对性的安全风险管控措施和应急预案，加强应急演练，提高档案安全应急处置能力。

第二十三条 各单位应当为档案工作人员配备必要的劳动保护用品，避免档案管理过程中有毒有害物质损害健康。

第二十四条 各单位应当定期对本单位保管的保管期限届满的档案进行鉴定，形成鉴定工作报告。

经鉴定仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并作出标注。经鉴定需要销毁的档案，其销毁工作应当遵守国家有关规定。涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。禁止篡改、损毁、伪造档案。禁止擅自销毁档案。

第二十五条 各单位应当积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度，明确档案利用的条件、范围、程序等，编制档案目录等便于档案查找和利用的检索工具，通过阅览、复制和摘录等形式，依法提供利用档案。

各单位应当积极推进档案信息开发工作，采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记等方式，深度挖掘档案信息资源，发挥档案价值。全宗介绍、组织沿革等应当纳入全宗卷管理。

第二十六条 涉密档案的管理和利用，密级的变更和解密，应当依照国家保密法律法规和水利部、淮委保密工作管理制度规范等有关规定办理。

第二十七条 各单位应当建立完善档案统计工作机制，对所保管的档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆（室）情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况等定期统计并建立完备的台账。统计结果应当真实、准确、完整。

第二十八条 各单位委托开展档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务的，应加强规范化管理，并按照国家有关规定执行。

第六章 档案信息化建设

第二十九条 各单位应当加强档案信息化建设，将档案信息化建设纳入本单位电子政务和信息化建设相关规划（计划），积极推进电子档案管理信息系统建设，加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，并与电子档案管理信息系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理。

电子档案管理信息系统应当按照国家有关规定建设，并符合国家关于网络安全、数据安全以及保密等的规定，保障档案信息安全。

第三十条 各单位应当按照国家有关规定及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）等标准规范开展电子文件归档与电子档案管理工作，采取管理措施和技术手段保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，符合以下条件：

（一）形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠；

（二）全过程管理符合有关规定，并准确记录、可追溯；

（三）内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合规范要求。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第三十一条 各单位应当按照有关规定，定期向治淮档案馆移交电子档案。电子档案移交接收网络以及系统环境应当符合国家关于网络安全、数据安全以及保密等的规定。不具备在线移交条件的，应当通过符合安全管理要求的存储介质移交。

治淮档案馆应当在接收电子档案时进行真实性、完整性、可用性和安全性等方面的检测，并采取管理措施和技术手段保证电子档案在长期保存过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。

第三十二条 各单位应当采用多种方式对电子档案进行备份保管，采取有效措施严防信息篡改、丢失、外泄，确保档案信息安全。

治淮档案馆应当逐步实现对重要电子档案进行异地备份保管，存储介质应当符合安全管理要求，并定期检测载体的完好程度和数据的可读性。异地备份选址应当满足安全保密等要求。

治淮档案馆可以根据需要建设灾难备份系统，实现重要电子档案及其管理系统的备份与灾难恢复。

第三十三条 治淮档案馆应加强档案数字资源的收集、保存和提供利用，积极创造条件按照国家有关规定建设、运行维护数字档案馆，为不同网络环境中的档案数字资源的收集、长期安全保存和有效利用提供保障。

鼓励有条件的直属单位按照相关标准规范开展数字档案室建设，提升本单位的档案信息化水平。

第三十四条 各单位应当建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化工作。档案数字化应当符合国家档案主管部门有关规定，数字化过程的元数据应当收集齐全，数字复制件应当保持原貌并纳入电子档案管理系统统一管理。对已经实现数字化的档案原件应妥善保管。

第三十五条 涉密档案进行数字化、涉密电子文件归档与电子档案管理应当严格遵守保密规定。

第七章 监督检查

第三十六条 淮委直属单位下列档案管理情况，依法接受档案主管部门的监督检查，并接受淮委办公室的监督指导：

（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；

（二）档案库房、设施、设备配置使用和维护情况；

（三）档案工作人员管理情况；

（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况；

（五）档案信息化建设和信息安全保障情况；

（六）对所属单位的档案工作监督和指导情况。

淮委直属单位每年按要求向淮委办公室书面报送本单位年度档案工作情况。

第三十七条 淮委直属单位对档案监督检查发现存在的问题，应当及时整改；对检查发现的档案安全隐患，应当及时采取补救措施予以消除。发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向淮委办公室报告；淮委办公室综合研判档案损毁、信息泄露等程度，按要求向水利部办公厅、有关档案主管部门报告。

第三十八条 任何单位和个人对档案违法行为，有权向档案主管部门和有关机关举报。

第八章 奖励与处罚

第三十九条 有下列情形之一的，各单位依据有关规定可以给予表彰奖励：

（一）对档案收集、整理、保护、利用做出显著成绩的；

（二）对档案科学研究、技术创新、宣传教育、交流合作做出显著成绩的；

（三）在重大活动、突发事件应对活动相关档案工作中表现突出的；

（四）将重要或者珍贵档案捐献给国家的；

（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的；

（六）从事专（兼）职档案工作满15年，表现突出的。

第四十条 单位或个人有下列行为之一的，依法依规追究法律责任：

（一）丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有的档案的；

（三）买卖或者非法转让属于国家所有的档案的；

（四）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；

（五）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；

（六）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；

（七）不按规定提供利用档案的；

（八）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；

（九）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；

（十）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的；

（十一）其他违反档案法律法规有关规定的。

第九章 附 则

第四十一条 人事档案、会计档案管理分别按照《干部人事档案工作条例》《会计档案管理办法》及水利部、淮委有关规章制度执行。

第四十二条 本规定由淮委负责解释。

第四十三条 本规定自印发之日起施行，原《淮河水利委员会档案管理办法》（淮委档〔2013〕231号）同时废止。