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淮河水利委员会电子档案管理规定
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第一条  为进一步加强淮河水利委员会(以下简称“淮委”)电子档案工作,提升电子档案管理水平,有效发挥电子档案价值,根据《水利档案工作规定》、《电子公文归档管理暂行规定》、《电子档案移交与接收办法》、《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》,结合淮委电子档案工作实际,制定本规定。 
    第二条  本规定所称的电子档案指淮委各部门、单位(以下简称“各单位”)在治淮工作及相关活动中形成的,具有保存价值并归档保存的各类电子文件,是淮委档案的重要组成部分。 
    第三条  淮委电子档案工作遵循统一领导、分级管理的原则。淮委各单位应重视电子档案工作,明确档案机构或专兼职档案人员负责本单位电子档案管理,将应归档电子文件的收集、整理、保管纳入相应管理工作程序和相关部门、人员岗位职责,任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。 
    第四条 治淮档案馆负责淮委电子档案工作的监督和指导,负责淮委机关电子档案管理工作,按规定接收应移交进馆的电子档案,并做好电子档案的管理与提供利用工作。 
    第五条  本规定适用于淮委机关各处室、直属各单位。 
    第六条  淮委电子档案归档范围,包括在政务内网综合办公系统处理后形成的具有规范格式的公文电子数据,各类载体档案经过数字化处理后形成的电子数据,在业务工作中使用专业应用软件形成的电子数据。 
    第七条  淮委电子档案应与其对应的纸质档案同步归档。除纸质以外的其他载体档案应保存、转换为能反映其完整性、准确性、真实性的电子数据,并在相应载体档案归档后1个月内,完成电子档案归档工作。 
设立档案机构且具备电子档案保存条件的淮委直属单位应当妥善保管本单位形成的电子档案,并将自形成之日起满5年且具有长远保存价值的电子档案定期向治淮档案馆移交。 
    第八条  淮委档案管理信息系统既是淮委(驻蚌)电子档案的利用平台,也是淮委电子档案的归档整理平台。电子档案的归档采用在线与离线方式进行。 
纳入政务内网综合办公系统运行的应归档电子公文,应通过综合办公系统与档案管理信息系统接口统一在线归档,归档的电子文件包括公文正文、附件、公文处理单及与该公文有关的其他文件材料。 
未纳入政务内网综合办公系统运行的其他应归档电子文件,应以光盘为载体进行离线归档,光盘内的电子文件包括档案目录及重要的档案原文信息数据。治淮档案馆负责上传、挂接至淮委档案信息管理系统,并提供利用。 
    第九条  电子档案在线归档,由各归档单位在淮委档案信息管理系统OA档案临时库中进行整理,增删、修改、核对相关电子档案数据信息。 
电子档案离线归档,按照“全宗号—年度—载体顺序号”整理。载体顺序号按年度采用小流水排列。 
    第十条  归档的电子文件,由归档单位刻录光盘(一式3套),按提供利用与存储保管的不同需要分别整理。其中,提供利用1套,存储保管2套。存储保管的2套电子档案,一套为封存保管,一套为异地备份。 
    第十一条  整理提供利用的电子档案,应按照其对应的纸质或其他载体档案整理原则建立档案数据库,并设置相应的档案著录项。电子档案机读目录为excel表,且应与档案著录项一致(见附件3-1)。电子档案原文信息数据通过淮委档案管理信息系统OA接口接收或手工挂接。 
整理存储保管的电子档案,存储保管载体为光盘或移动硬盘,存储载体内电子档案的存储结构(见附件3-2)应规范。不同存储载体间的电子档案数据应相对独立,同一存储载体内的电子档案数据应保持有机联系,并与其对应的纸质或其他载体档案整理结果一致。盘内应附有说明文件、目录文件、原文数据及其他相关文件。 
    第十二条  电子档案的真实性、完整性、安全性和可识别性,移交前由形成部门负责,移交后由档案部门负责。 
    第十三条  电子档案移交接收包括在线数据交接与离线存储载体交接两种方式。在线数据交接方式用于提供利用,离线存储载体交接方式用于存储保管。除不具备接入淮委政务内网条件的归档单位仅提供离线存储载体归档外,各单位电子档案交接须同时包括上述两种方式。 
    第十四条  电子档案移交的主要流程是:组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等。 
电子档案接收的主要流程是:检验审核电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交换信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等。 
    第十五条  电子档案移交的基本要求: 
    (1)元数据应与电子档案一起移交,其中电子档案有相应纸质及其他载体的,应当在元数据中著录相关信息; 
    (2)采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交,压缩的电子档案应当解压缩后移交。 
    (3)档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。 
    第十六条  应归档电子文件格式分为通用格式、特殊格式。除专业应用软件形成的电子文件外,其余一律转换成通用格式归档。特殊格式电子文件归档应同时归档相应应用软件。 
    本办法所称的通用格式包括: 
    (1)文本文件格式     txt; 
    (2)办公文件格式     doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx; 
    (3)排版印刷文件格式 pdf、ceb、pub; 
    (4)图像文件格式     jpg、tiff、raw、png、psd; 
    (5)图形文件格式     cdr、ai、dwg; 
    (6)音频文件格式     ape、mp3、wav、wma; 
    (7)视频文件格式     dvsd、vob、avi、rmvb、swf、wmv、mpg(mepg)。 
    第十七条  各单位档案部门负责本单位应接收的电子档案的检验审核,治淮档案馆负责移交进馆的电子档案的检验审核。 
审核在线归档的电子档案,重点审核立卷单位、归档年度、保管期限、卷(件)号、盒号等著录项是否系统、准确,原文数据信息是否完整、清晰。 
审核离线归档的电子档案,重点审核机读目录、电子档案存储结构是否规范、完整,光盘或移动硬盘是否符合档案保管要求、是否可以识别,存储电子档案的载体和载体盒上标注反映其内容的卷标(卷标的标注方法见附件3-3)是否准确。 
电子档案未通过检验审核的,不得接收相应纸质或其他载体档案。 
    第十八条  电子档案检验审核合格后办理交接手续,填写《电子档案移交与接收登记表》(见附件3-4),由交接双方填表人、审核人签字,并加盖单位公章,各自留存一份。 
    第十九条  电子档案的保管期限,应与其对应的纸质或其他载体档案一致,没有对应的纸质或其他载体档案的,应根据电子档案信息内容,参照淮委文书档案、科学技术档案等已划定的保管期限确定。 
    第二十条  淮委档案信息管理系统运行服务器及服务器存储磁性介质由水文局(信息中心)负责管理维护,电子档案数据存储光盘与移动硬盘由治淮档案馆统一保管。电子档案载体按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38)和《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15)进行管理,确保数据信息安全。 
    第二十一条  电子档案数据存储光盘与移动硬盘应定期检查其可读性及电子数据可识别性。各单位需要永久和长期保存的电子档案,其数据存储光盘应每3年备份1次,其数据存储移动硬盘应每6年更换1次。 
    第二十二条  涉密电子档案应按照国家有关规定和《淮河水利委员会保密工作管理规定》及有关要求进行管理,确保涉密电子档案信息安全。 
    第二十三条  淮委各单位应重视电子档案利用工作,配备必要的档案利用设施设备,在保证电子档案信息安全的前提下,有效发挥电子档案价值。 
    第二十四条  本规定由淮委负责解释。 
    第二十五条  本规定自发布之日起施行。 

附件:

    电子档案机读目录结构(略)

    电子档案存储结构(略)

     电子档案载体标注内容(略)

    电子档案移交与接收登记表(略)


旧版回顾

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